Zentrale Marketingprojektdatenbank stellt Budget-Controlling sicher

 

Erfolgreiche Einführung eines IT-gestützten Projekt­planungs- und -controllingprozesses für den Marketing­bereich eines internationalen Logistikdienstleisters.

Aufgabenstellung

Gefragt war eine Softwarelösung, die die Projekt- und Maßnahmenplanung im Marketing zentral unter­stützt und eine konsistente und valide Budgetplanung sicherstellt. Dabei galt es, sowohl die fachlichen An­forderungen der Projektverantwortlichen als auch die Konzernrichtlinien für das Controlling zu erfüllen.

Zwei Hauptziele sollten erreicht werden: Einerseits sollte durch die Einführung eines zentralen und stan­dardisierten Prozesses die Planung und das Control­ling deutlich effizienter gestaltet werden. Andererseits sollte die Datenqualität und -verfügbarkeit der bilanz­relevanten Informationen durch Konsistenzsicherung und Abgleich mit dem zentralen Rechnungswesen in SAP sichergestellt werden.

Zum Hintergrund

Das Marketing- und Projektbudgetcontrolling wurde bislang vornehmlich mit Hilfe von Office-Produk­ten unter hohem manuellen Aufwand durchgeführt. Sämtliche Informationen wurden dezentral und nicht zwingend zeitnah in verschiedenen Dokumentenver­sionen auf einem zentralen Server verwaltet. Eine au­tomatisierte Synchronisierung zwischen operativem Projektfortschritt und Fakturastatus in SAP erfolgte nicht. Das Projektmanagement sowie das Budgetcon­trolling waren dadurch sehr zeitintensiv und konnten in der Regel nur im Nachhinein erfolgen. Dies führte regelmäßig zu Dateninkonsistenzen und verhinder­te, dass Projekte und Budgets aktiv gesteuert werden konnten. Darüber hinaus wurden durch die aufwändi­ge Sicherstellung der Konzernrichtlinien im Bezug auf Liquiditätsplanung, Einhaltung der Permanent Cost Rates, monatliche Geschäftsabschlüsse und Rückstel­lungen erhebliche Ressourcen gebunden.

Die Lösung

Die Prozessmanagementplattform BINForce Pro® von BINSERV bildet die zentrale Datenbasis für den Mar­ketingplanungs- und -controllingprozess. Der Prozess wurde nach kundenspezifischen Detailanforderungen durchgängig in BINForce Pro® abgebildet. Entspre­chend eines dezidierten Rollen- und Berechtigungs­konzeptes werden alle Prozessbeteiligten mit brow­serbasierten Oberflächen und Workflows unterstützt. Dadurch ist eine zeitnahe und absolut prozesskonfor­me Bearbeitung durch alle Beteiligten gewährleistet. Die so erfassten Informationen werden über ein de­finiertes Synchronisationsverfahren mit SAP abgegli­chen. Basierend auf dieser zentralen und konsistenten Datenbasis ermöglichen zahlreiche Standardstatisti­ken und frei definierbare Auswertungsmöglichkeiten ein belastbares und tagesaktuelles Controlling per Knopfdruck. Rollenbasierte Dashboards ermöglichen dem berechtigten Manager alle relevanten Informati­onen und Status auf einen Blick zu erfassen und den Prozess aktiv zu steuern. Die von der Konzernzentrale monatlich benötigten Bilanz- und Finanzreports wer­den automatisch erstellt und zur Freigabe und Wei­terleitung bereitgestellt. Zusätzlich verfügt BINForce Pro® zur Erstellung kurzfristiger Sonderstatistiken über kontrollierte Exportmöglichkeiten beispielsweise zu Excel. Betrieben wird die Anwendung als sogenannte SaaS-Lösung inklusive Service und Support in einem sicheren externen Rechenzentrum, so dass keinerlei interne Administrationsressourcen benötigt werden.

Fazit

Durch den Einsatz von BINForce Pro® als unterstüt­zende Prozesslösung konnten alle Anforderungen und Projektziele erfolgreich umgesetzt werden:

• Der neue softwareunterstützte Projektplanungs- und -controllingprozess sorgt für mehr Effizienz und Transparenz in der Zusammenarbeit.
• Sämtliche Vorgänge werden entsprechend der Compliance zeitnah und nachvollziehbar bear­beitet.
• Die konsistenzgesicherte, zentrale Datenhaltung schafft die verlässliche Basis für die Ãœberwa­chung und Steuerung von Projektbudgets.
• 100% Validität der Finanzdaten für das Control­ling und Reporting.

Der modulare Aufbau von BINForce Pro® ermöglichte die termingerechte Realisierung der kundenspezifischen Lösung innerhalb von sechs Wochen.
Die erfolgreiche Implementierung hat dazu geführt, dass bereits zwei Folgeprojekte anstehen, in denen der Funktionsumfang und Anwenderkreis erweitert wer­den sollen.